「餅は餅屋」知識と時間が膨大にかかる面倒な業務をオージェントにまるっと任せて168万円削減

「TeamTech Move the World」というミッションを掲げ、チームワークでDX（デジタルトランスフォーメンション）を推進するDXチームレンタル事業、チームビルディング事業を展開するシアトルコンサルティング株式会社。ミャンマーの子会社も高品質だと好評で、需要が非常に伸びているといいます。

今回は、オージェント社の「TEKISEI査定」「TEKISEI協議」サービス導入のご担当であり、オフィス移転プロジェクトを推進された須賀真紀さんに、導入前に抱えていた課題や、導入後の具体的な成果についてお話を伺いました。

右：シアトルコンサルティング株式会社　コーポレート本部経営管理部部長　須賀真紀さん

左：当社代表　矢吹（撮影時だけマスクを外しています）

移転や建築などの専門知識はゼロ。
そんな中、社内からは「原状回復費の交渉は自力でやるように」というオーダーが。

導入前の課題・お悩みについて教えてください。

まず私自身、そもそも移転というものが初めてで、正直何をすれば良いのかわからない状態からのスタートでした。

移転業務の中の『原状回復費用』についても、ビル側から提示された見積書が「そもそも高いのか、妥当なのか」が一人では判断がつきませんでした。

そんな時、たまたまこの『原状回復工事費』を削減してくれる企業がいると聞き、見積書をみてもらうことにしました。

実際、無料の見積査定をしてみて、知識がなかったので削減額に驚いたというよりは「あ、このくらいは下がるものなのか」と思いました。「どうやって下げるの？」と興味の方が強かった気がします。

一番大変だったことは、社内からは「（他社に頼まず）自分たちで価格交渉できないのか？」と言われてしまったことです。

自分には業界の知識も全くなく、どうやって交渉していいかわからないという状態。

しかし、移転先の内見から始まり、新しい入居先の設備関連や退去に関する手配など、膨大な移転業務の主担当だった私にとって、この交渉に時間を取られてしまうのは考えられませんでした。

だから外注する以外の選択肢は私にはなかったんです。

工事費の交渉よりも、まずは社内をどう交渉するか。

社内を説得するための情報を用意するのに苦労しましたね。

コストメリットが断然多いことと、工数もかなりかかるという説得材料を用意して、「絶対外部に任せたほうがいいよね」と納得してもらい、契約に進むことができました。

「社長も知人の方から『原状回復費用の減額交渉は普通、素人ができるものじゃないよ』ということを聞いたこともあり、背中を押されたようです。」(須賀さん)

ご契約に進もうと思われた経緯について教えてください。

そもそもオージェント社を紹介してくれた方からは、

「外部に値段交渉を依頼するのであれば、自分たちで途中まで下げてから依頼はしないほうがいいですよ。途中からだと価格交渉は難しくなります。」

って言われていたんです。

そうなったら、建築のことも移転のことも全然わからない中なので、頼むか頼まないかだったら、絶対に頼んだ方がいい、と思ったんです。

競合他社と比較した結果、オージェントに決定。
金額だけではない決め手とは？

当初、当社の競合A社と最初にやりとりされていたと伺いました。
比較検討された結果、当社に乗り換えていただいたことについて教えていただけますか？

社内的に「外注しても良い」という許可が降りてから、まだ原状回復工事の発注まで時間的な余裕があったので、比較検討したいと思い、オージェント社も紹介してもらったんです。

オージェント社とA社それぞれが出した査定見積を項目ごとに細かく比較しました。

単純に削減金額だけではなく、削減後に支払うことになる成功報酬の料率なども含めて比べていましたね。

検討中、A社から「報酬の料率を下げるので(報酬金額は少なくなるが)なんとかウチに決めてもらえませんか？」と言われたことがありました。

そこで、オージェント社の料率も下げられるのか、逆に私からメールで相談したんです。

そうしたら、その時の矢吹さんのお返事がすごく自信に満ち溢れていて(笑)

料率を下げなくても、オージェントなら減額出来る自信があります。
なぜならそれにはこんな理由があって…。

と、はっきりとした根拠で、信頼できる回答をもらいました。

料率は下がらないけれど、結局「じゃあ矢吹さんにお願いすれば確実に下がるんだろうな」と感じたのと、「一体どれだけ下げてくれるのだろう」と楽しみになって、オージェント社と契約することにしました。

ありがとうございます。

168万円削減。削減率約18%を実現。
経理担当者も驚きの金額。

ご契約後の成果を教えてください。お任せいただいて結果どうでしたか？

結果、168万円削減できました。

当初の工事見積が888万円でしたので、削減率としては約18％でした。

減額予定額よりも更に減額できました。

オージェント社に全部やっていただいて..大変なことは特になかったですね。
私の方では、オージェント社からの進捗報告を受けながら、
最終的な金額をビル側と握っただけだったので、正直「あ、あっさり下がったのね」という感じで(笑)

特に不安要素もなく、トラブルもなく、いい意味でさっぱり終わりました。

まるっとお任せできてよかったです。

「まさにそこがうちの強みでもあります。もちろん金額も下げるんですが、ご移転担当者様のリソースを割かなくて良い状態を作ることができる。面倒臭いところを弊社に丸投げしてもらい、あとは進捗だけ待っていただければいい、と仕組みです。」(矢吹)

金額が下がった後の社内の反応はいかがでしたか？

経理の方がすごいびっくりしてましたね。

「こんなに工事費下げられたんですね！」と言ってくれました。

普段から数字を細かくみている人に言われると嬉しいですね。

そうですね。

その他、想定外のよかったことはありましたか？

ビル側との協議をオージェント社が行うにあたり、必要な社内書類を用意した時のことです。

私は2015年に新卒で入社したため、旧オフィスの入居時については社内にある資料の情報しかありません。

オージェント社から求められている資料を「これでいいのかな…」と少し不安になりながら、整理もせずガサッとお渡ししてしまいました。

ですが、そんな中でも快く進めていただけたので、スムーズでよかったですね。

移転プロジェクトの大変さは想像以上。
業務を部分的に切り出し、外注して、手を抜くのが成功の秘訣。

TEKISEI査定・協議の導入を検討している企業さまへ、メッセージやアドバイスをお願いできますか。

同じような規模の会社さんだと、1人で通常業務と並行で、移転業務を進めなければならない、という方が多いと思います。

私自身、ほぼ1人で入居や退去の推進を行い、体力的にもかなり大変でした。

自分で交渉していたら時間がどれぐらいかかるか、今考えても想像もつきませんし、コストメリットもどれだけ出せたかわかりません。

オフィス移転業務は想像以上に大変です。

移転業務の中の一部分でも、まるっとお願いできると、貴重なコストも時間も削減できるかと思います。

「一人で背負いすぎず賢く外注を利用することが移転業務のコツ」(須賀さん)

取材にご協力いただきまして、ありがとうございました！

■編集後記

今回は、弊社と競合他社との比較検討の末、当社にお選びいただいた事例をご紹介しました。比較検討も、お声がけいただいてから1カ月程度という早いご発注でした。

弊社の高い交渉力とスピーディな対応を評価いただいたご案件となりました。

交渉力と言っても、単なる話術ではなく、なぜ現状の見積が高すぎるのか、なぜ適正価格ではないのか、細かな見積項目でも、1つ1つ客観的な根拠をご提示することが弊社の強みです。

幸いにも本件は、工事発注までの期間に余裕があったため他社と比較いただきましたが、お声がけいただく企業様には「工事発注まで時間がない」「途中まで自分で交渉してみたけど、全然下がらない」「トラブルになってしまいそうなので助けて欲しい」という緊急段階の方も多くいらっしゃいます。

原状回復工事発注をまだしていない状態であれば、まずは一度ご相談ください。

■Client date

会社名　：シアトルコンサルティング株式会社

代表者　：代表取締役　京和 将史

所在地(本社)：東京都港区南青山2丁目27番25号　ヒューリック南青山ビル9階

設立　　：2006年05月

資本金　：5,000万円

URL　　：https://www.seattleconsulting.co.jp/

事業内容：チームワークとテクノロジーを駆使したチームビルディング事業及びDXチームレンタル事業

旧所在地：東京都港区

ビル名　：スプライン青山東急ビル

契約面積：359.34㎡/108.70坪

ビル側見積金額：8,880,000円

合意金額：7,200,000円

削減額　：1,680,000円

削減率　：18.91％