アフターコロナのオフィス移転
新型コロナウィルスの流行により、オフィスを現状よりも縮小して移転をする企業が増えています。
やはり、リモートワークを実施する中で、オフィスへの出勤の必要性が低くなりはじめ、最低限の本社機能のみのオフィスにしたり、郊外にしたりすることで、固定費削減を狙っているようです。
アフターコロナで働き方が変わっていく中で、企業によってはオフィス機能も最適化できる部分があるということでしょう。
そんな、これからオフィス移転を考えている方に、注意すべきポイントをまとめました。
すぐに移転はできない
オフィスの移転を検討するにあたって、まず注意したいのは実施時期です。
移転をしようにも、契約状況やさまざまな要因により、すぐには移転できません。
一般的には、1年前には準備を開始しておくとスムーズです。
まず一番最初に対応すべきなのが、次の物件を見つけて契約し、現在契約中の物件に解約通知を行なうこと。その解約通知を行なう期限が6ヶ月前になっていることが多いためです。
その他、次の物件探しやその契約、レイアウト決めや必要な備品の発注、工事の依頼や公的機関への手続きなど、事前に対応しておくべきことはたくさんあるので、早めに準備を進めましょう。
原状回復のコストもかかる
移転先の準備に目を取られがちですが、現在契約中のオフィスについても、「原状回復」と呼ばれる、入居前の状態に戻す対応が必要となります。
原状回復は、法律で定められた入居者の義務です。そのため、居抜き等の特別な場合を除いて、基本的に実施が必要な項目です。
ただし、指定業者の工事で実施されるため、ビルオーナーの言い値になってしまうことが多く、実は損をしている場合があります。
本来負担すべき金額よりも割高になっていたり、元に戻すだけで良いはずがアップグレードの工事分まで負担することになっている場合もあります。
こういった状況は、専門家でないとわかりづらい部分もあるため、知識のある人や、正しい判断のできる第三者機関へ依頼して調査を行なうことをおすすめします。
漏れなく進めよう
こうしたオフィス移転のための準備は、実施すべき項目がかなり多く、漏れがあるとあとで大変です。
特に、このアフターコロナに向けての移転の場合、事務手続きに時間がかかったり、リモートワークのための制度整備なども必要になってくる場合があります。
そういった場合を想定して、できればオフィス移転のためのプロジェクトチームや担当者を設定して、きちんとチェックリスト等を組みながら進めていくことがおすすめです。
きちんと知って実施すれば大丈夫
アフターコロナに向けて、オフィスの移転を検討することは、オフィス機能の最適化のためにとても大事なポイントです。
一方で、焦って進めると、必要な準備が間に合わなかったり、本来削減できた無駄なコストが発生したり、漏れが発生してしまうこともあります。
やはり何事も準備が大切です。知識がなくわからない部分は、プロのノウハウも借りながら、スムーズにオフィス移転ができるように準備を進めていきましょう。
