オフィス移転案内メールを送ろう
オフィスを移転する際、各取引先にお知らせをする必要がありますよね。
正式には書面で送るほうが丁寧なのですが、状況によってはメールも送る方がいいでしょう。書面での送り方はこちらの記事を参考にしてください。
ギリギリに書面が届く場合は書面＋メールにした方が漏れなく対応できますし、取引の頻度があまり高くない取引先はメールのみにすることで、経費削減につながる場合もあります。
相手や状況によって使い分けていくのがおすすめです。
今回は、そんなオフィス移転案内メールの作成方法と文例をご紹介します。
送り方のポイント
大事なポイントは、簡潔に内容が伝わるようにわかりやすく書くこと、かつ丁寧に伝えることです。
まずは、タイトルは移転のお知らせであることをわかりやすく伝えましょう。
本部の流れは下記のようにしておくと良いでしょう。
(1)挨拶
(2)移転の事実・所信表明
(3)移転の詳細
詳細部分には、アクセスや地図、移転に伴う休みや電話番号の変更日程なども追加しておくと、より親切な内容になります。
例文
件名：事務所移転のお知らせ（株式会社△△）
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△と申します。
この度当社は令和〇〇年〇月〇日をもちまして、
下記に移転することとなりました。
これを機に、さらに皆様方のご期待に応えられますよう
鋭意努力いたす所存でございます。
今後ともご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます。
■新住所
〒123-0000
東京都△△ ○○ビル○F
地下鉄〇〇駅〇番出口 徒歩３分
※添付の地図をご参照ください
■電話番号
TEL：00-0000-0000
■FAX番号
FAX：00-0000-0000
■移転に伴う休業日
〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）
■新事務所での営業開始日
〇月〇日（〇）午前９時
なお、旧電話番号・FAX番号は〇月〇日まで
連絡可能でございます。
メールでのご案内となり恐縮ではございますが
取り急ぎご挨拶申し上げます。
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署名
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移転案内メールもブランディングになる
オフィス移転案内メールは、送る機会もあまりないので簡易的に済ませがちかもしれません。ただ、ここで丁寧に対応ができれば、より自社のイメージアップにつながります。
メールだからこそできる内容もあるので、まずは文例を見ながら対応して、ブランディングにも役立ててみてくださいね。
